Kako je Mozzart uz Design Sprint za pet dana došao do novog proizvoda?

Inovacija u korporativnom okruženju

Od predstavnika kompanija se može čuti da zbog redovnog poslovanja i brojnih projekata, nemaju dovoljno resursa da se bave novim rešenjima. Operativne dnevne stvari koje  podržavaju poslovanje mogu da „pojedu“ vreme za razvoj i inovacije, ali samo ako u kompaniji ne postoji volja, a samim tim i strateško opredeljenje, da kompanija u svoje poslovanje unosi novine. To nije bio slučaj sa Mozzart-om, sa kojim ICT Hub radi na nekoliko različitih procesa donošenja i implementacije inovacija u poslovanje. 

U ovom tekstu, kao što i sam naslov kaže, predstavljamo naše iskustvo u realizaciji Design Sprint-a kako bismo i vas koji čitate tekst, motivisali da razmislite o primeni ove metodologije i u svojoj kompaniji. 

Design Sprint i Design Thinking: Sličnosti i razlike

Šta je Design Sprint metodologija? Najčešće se razumevanje Design Sprint-a meša sa Design Thinking metodologijom zbog reči design. Ove metodologije se koriste za rešavanje problema i razvoj inovativnih rešenja, ali se razlikuju u pristupu, vremenskom okviru i specifičnim ciljevima. Svaka od ove dve metodologije ima svoj specifičan fokus i način primene. Po čemu se razlikuju? Najjednostavnije prikazano (hvala ChatGPT-u na pomoći u sažimanju razlika), razlike izgledaju ovako:

Da sumiramo, Design Sprint je idealan za situacije u kojima je potrebno brzo testirati ideje i doneti odluke u kratkom vremenskom okviru, dok je Design Thinking bolji za dugoročnije, istraživačke procese koji zahtevaju dublje razumevanje korisničkih potreba i iterativno razvijanje rešenja.

Zašto je Mozzart izabrao Design Sprint kao metod za razvoj novog proizvoda?

Ključno za našeg klijenta, Mozzart, bilo je upravo ono što čini glavnu razliku između ove dve metodologije – da za kratko vreme, za određeni izazov nađu rešenje, testiraju ga i ako dobiju pozitivne rezultate, naprave prezentaciju rešenja Izvršnom odboru sa razrađenim planom implementacije i definisanim resursima i što pre krenu u realizaciju rešenja. Primetićete da se u prethodnoj rečenici ističe brzina, a to u velikim kompanijama sa brojnim procedurama jeste prednost koja je od izuzetne važnosti. 

Ali da krenemo od početka, od toga kako je izgledala priprema, a potom i realizacija Design Sprinta.

Mozzart ima poziciju menadžera za upravljanjem inovacija sa kojim ICT Hub tim komunicira i dogovara projekte u vezi sa procesima inovacija. To je u ovom slučaju olakšavajuća okolnost, jer osoba na ovoj poziciji dobro poznaje interne procese, kapacitete zaposlenih, strateško usmerenje kompanije. To znači da može da obezbedi odgovarajuću podršku za realizaciju procesa. U slučaju da kompanija nema poziciju menadžera za inovacije, važno je da predstavnik kompanije koji će biti „vođa procesa“ (sponzor ili „owner“) ima uvide u prethodno navedene informacije i može da obezbedi potrebne resurse.

Od strane menadžera za upravljanje inovacijama, komuniciran je izazov sa kojim se kompanija susreće, a koji želi da reši na brz način tako što će plasirati novi proizvod. Nećemo navoditi naziv proizvoda i detalje rešenja, ali ćemo reći da je izazov uspešno rešen, proizvod implementiran i da daje odlične rezultate i, naravno, podelićemo sa vama kako je Mozzart došao do rešenje uz pomoć Design Sprinta.

Nakon definisanja teme, pristupilo se pripremi i realizaciji radionice Design Sprinta.

U pripremnoj fazi, tim ICT Huba je detaljno istražio temu i kroz razgovor sa zaposlenima iz kompanije prikupio potrebne uvide kako bi usmeravao procese tokom radionice. Korišćena je analiza zainteresovanih strana, analiza poslovnih podataka u vezi sa izazovom i konkurencije kao i mapiranje poslovnih procesa. Na osnovu pripreme, definisan je zadatak i cilj radionice i napravljena je detaljna agenda segmenata radionica.

Design Sprint faze: Od problema do testiranog rešenja u pet dana

Za uspešan Design Sprint ključan je pažljiv odabir učesnika. Odabrano je osam zaposlenih sa stručnostima relevantnim za rešavanje izazova koji će kasnije implementirati rešenje. U odabiru učesnika bitno je uključiti ljude iz različitih sektora, koji razmišljaju "izvan okvira" i koji će biti posvećeni radu tokom sprinta, uz obezbeđene zamenike za njihove redovne obaveze. Iako se čini jednostavno, treba imati u vidu i da zaposleni moraju dobiti saglasnost nadređenih za odsustvo, što može biti izazov, naročito u periodima kada je poslovno opterećenje veće. Dodatno, za bolji fokus na rad, neophodno je izmestiti se iz dnevnog poslovnog okruženja u drugi prostor. Mozzart tim je za prvi Design Sprint koristio prostor ICT Hub-a. 

Ova grupa zaposlenih bila je direktno uključena u kreiranje rešenja, što je povećalo njihovu motivaciju za implementaciju. Takođe, Design Sprint pomaže u usaglašavanju ciljeva, posebno kada se razmatraju iz različitih perspektiva. Razmimoilaženje u pogledu ciljeva može otežati realizaciju, ali Design Sprint olakšava usklađivanje, što doprinosi efikasnijoj implementaciji rešenja.

Krajnji ishod radionice treba da je predlog zajedničkog rešenja sa definisanim i testiranim prototipom, planom implementacije i planom za marketing. 

Sam proces Design Sprinta ima tačno definisane faze ali se po potrebi klijenta proces može modifikovati, ali samo u onoj meri u kojoj konsultant koji je zadužen za vođenje procesa proceni da se neće poremetiti struktura i alati samog Design Sprinta.   

Proces koji je korišćen u slučaju Mozzart, imao je nekoliko koraka:

• Definisanje persone i trenutnog korisničkog puta 

• Definisanje problema i predlozi ideja za njegovo rešenje kroz vežbu “Kako bismo mogli da…” (How might we…)

• Definisanje koncepta rešenja i novog korisničkog puta

• Definisanje elemenata prototipa rešenja

• Testiranje prototipa, prikupljanje povratnih informacija i finalizacija prototipa

• Pravljenje okvirnog plana implementacije i plana marketinga 

Kroz definisanje persone i trenutnog korisničkog puta identifikuje se potencijalni korisnik, bolje se razume osoba koja će koristiti rešenje, koje su njene potrebe, životni stil i navike. Idealno bi bilo poslednjeg dana sprinta, testirati prototip rešenja sa predstavnicima definisanih persona.

Plan implementacije: Od ideje do stvarnog proizvoda

Korisnički put služi da bi se prepoznao svaki korak korisnika od trenutka kada čuje za određenu informaciju u vezi sa nekom akcijom, koju u ovom slučaju realizuje Mozzart, do trenutka kada se korisnik odluči da učestvuje u akciji, kao i kako izgleda sam proces i šta se dešava nakon toga. Definisanje korisničkog puta pomaže u prepoznavanju potencijalno interesantnih oblasti za unapređenje.

Na osnovu identifikovanih problema tokom korisničkog puta, svaki član tima bira i piše pitanja koja vode ka rešenju tih problema. Pitanja za svrhu imaju da u jednoj rečenici na najbolji mogući način predstve ključni problem koji treba da se reši iz perspektive kompanije i iz perspektive korisnika. Napisana pitanja se grupišu po oblastima na koje se odnose. Svi učesnici nakon toga glasaju za pitanja najrelevantnija za rešavanje kako bi se ostvario zadati cilj koji je postavljen na početku Design Sprinta.

Promena mindseta zaposlenih – skriveni benefit ove metodologije

Nakon brainstorming sesije, svaki od učesnika je pisao svoje predloge ideja koji su odgovor na postavljeni problem, nakon čega je zadatak bio da odaberu jednu ideju kao rešenje. Koncept rešenja su predstavili kroz tri koraka u okviru prototipa (u vidu crteža) koji treba da na vizuelan način predstavi ključne karakteriste rešenja i na koji način rešava problem koji smo definisali. Učesnici su glasali za segmente ideja sa predstavljenih crteža kako bi zajednički došli do rešenja za koji će napraviti novi korisnički put koji bi trebalo da zadovolji potrebe korisnika.

Od odabranih segmenata rešenja, uzimajući u obzir potrebe korisnika i tehničku izvodljivost ideje, odabira se ideja na kojoj se radi prototip rešenja. Na prototipu koji treba da prikaže ključne odlike rešenja, se radi novi korisnički put kako bi se identifikovali eventualni propusti. Dizajner (poželjnio UX dizajner) pravi predlog rešenja koje se testira sa potencijalnim korisnicima. Prirpema za testiranje sa korisnicima podrazumevaju odabir adekvatinih korisnika kao i pravilno formulisanje pitanja koja im se postavljaju. Povratne informacije korisnika koriste se za unapređenje prototipa i to je to! Nakon pet dana intenzivnog i zabavnog rada, gotov je prototip rešenja koje je testirano sa korisnicima i može se krenuti sa pravljenjem plana za daljirazvoj i implementaciju. Učesnici prave zajednički plan sa podeljenim ulogama i rokovima, potrebnim resursima i prezentuju plan odboru. 

Design Sprint kao novi standard u procesu inovacija u Mozzart-u

Već smo u tekstu pomenuli da  je prezentacija i implementacija prošla uspešno, da su rezultati procesa merljivi. Ali osim poslovnog benefita, ističemo još jedan podjednako važan za procese inovacija u kompaniji ali i za zadovoljstvo zaposlenih. Učesnici ovog Design Sprinta prvi put su se susreli sa ovom metodologijom i menjali su pristup tokom trajanja samog procesa. Od početnog nepoverenja u nov proces, do velike posvećenosti i angažovanosti poslednjeg dana. 

Na odabranom rešenju podjednako su i posvećeno radili svi učesnici, bez obzira na pritisak dnevnih obaveza. Ishod prezentacije pred odborom je uticao i na motivaciju zaposlenih za dalje angažovanje na sličnim projektima. Da li je potrebno da kažemo da je ICT Hub ubrzo nakon ovog, organizovao novi Design Sprint u Mozzartu i da je plan da se ove radionice organizuju redovno?

Na pitanje: Da li biste preporučili kolegama da rade na konceptima kroz Design Sprint? Svi učesnici su odgovorili sa da. 

Na temu očekivanja od Design Sprinta, sa vama delimo jedan od odgovora učesnika:

"Očekivala sam konstruktivnu razmenu mišljenja i ideja, što je ispunjeno. S druge strane, sumnjala sam u uspešnost sprinta u pogledu slaganja svih kolega za jedan predlog xxxx, zbog čega sam prijatno iznenađenja rezultatom jer smo svi podržali jednu ideju i zajednički radili na njenom usavršavanju, a sada ćemo, svako u okviru svog sektora, raditi na realizaciji iste te ideje. Bravo za sve nas!"

Ana Tomić, marketing menadžer

Da zaključimo, realizacija Design Sprinta tokom samo pet dana, Mozzartu je donela nov način razmišljanja u traženju rešenja koje je testirano sa korisnicima (pokazalo se da uspešno radi u praksi), sa planom za realizaciju i novom motivacijom za zaposlene. Žele da ovaj način rada koriste kao redovnu praksu u kompaniji. 

"Na samom startu, kada smo ponudili Design Sprint kao proces koji može da donese rešenje za konkretan izazov, članovi Izvršnog odbora su nam pružili podršku prepoznajući vrednost ovog pristupa i time pokazali spremnost kompanije da se konstantno razvija i prihvati nove načine rada. Izazov je bio okupiti ekspertski tim kolega i odvojiti ih na tri dana od njihovih svakodnevnih zadataka i očekivati potpunu posvećenost i učešće u procesu koji im je potpuno nepoznat. Posvećenost i aktivno učešće nije izostalo, a tome je, svakako, pomogla važnost izazova na kojem su radili. Izlazak iz zone komfora, razmišljanje van okvira, spajanje različitih perspektiva i individualnih pristupa, tokom Design Sprinta, vodili su nas kroz saradnju i konstruktivnu diskusiju do najboljeg rešenja. Uspeh prvog Design Sprinta je ubrzo doveo do drugog, a u narednom periodu planiramo da postane standardni proces u kompaniji. Uspešno realizovan Design Sprint pomaže građenju poverenja u inovacione procese i nadamo se da će doprineti motivisanju zaposlenih da se uključe u buduće inovacije."

Daniela Perović, Menadžer za upravljanje inovacijama